• Federica Tamborini

Ospiti che vengono da lontano: come gestirli?

CONSIGLI PRATICI PER GLI OSPITI CHE VENGONO DA LONTANO


Avete finalmente deciso di sposarvi, avete trovato la location perfetta, avete scelto l'abito più bello, le fedi più preziose. Gran parte dei preparativi e dei materiali è pronto. E' arrivato ora però il momento di fare i conti con la fase organizzativa tra le più importanti e delicate, alla quale, spesso, molti sposi non pensano: gli zii di Milano dove andranno a dormire? e i nonni dello sposo che non possono fare troppi chilometri al giorno, dove alloggeranno? Come facciamo a rendere le varie trasferte dei nostri ospiti, amici e parenti, il meno stressanti possibile? ed il costo del loro soggiorno, chi lo paga? gli sposi? gli ospiti? cosa dice il galateo?

Cominciamo dall'ultima domanda: il galateo, tanto utile, ma al contempo, spesso un pò troppo rigido, prevede che siano gli sposi (e le loro famiglie) ad offrire, per gli ospiti che vengono da fuori città, l'alloggio per la notte precedente il matrimonio (in caso di cerimonia diurna) o per quella successiva (nel caso di cerimonia pomeridiana). Sappiamo però benissimo che gli sposi stanno già affrontando diverse spese, non solo per l'organizzazione del matrimonio, ma anche per la futura vita insieme.

Se, quindi, non è possibile affrontare anche questa, credo non ci sia nulla di male a non seguire, per una volta, il galateo. Nulla vieta di dire come stanno le cose, con sincerità e tranquillità: credo, infatti, che potrete essere ospitali ed educati con i vostri parenti e amici anche semplicemente fornendo loro una lista di strutture ricettive (hotel, b&b, appartamenti...) nella vostra zona, completo di indirizzo, numero di telefono e prezzi delle camere (quest'ultimi, personalmente contrattati con le strutture). Se potesse occuparvi poi voi direttamente della prenotazione, renderete il tutto più semplice sia agli ospiti che alle strutture stesse (così avranno un unico interlocutore).

Se gli ospiti che partono dalla stessa città sono tanti si potrebbe pensare ad un Pullman in grado di trasferirli tutti insieme e a loro disposizione durante il soggiorno fuori casa. Certo, la spesa potrebbe costarvi un pò, ma se partite in tempo con il contattare i fornitori e se riuscirete ad essere convincenti, potreste ottenere un buon prezzo. E farete sicuramente cosa gradita ai vostri ospiti.

Quando invierete gli inviti/partecipazioni ricordate di fornire tutte le indicazioni necessarie per raggiungere la vostra città, mappe e info sulla struttura ricettiva prenotata.

Di grande effetto e, secondo me, ultima "coccola", è la Welcome Bag da far trovare agli ospiti in ciascuna camera al loro arrivo: una scatola, una sacca in tela, una piccola valigetta (le opzioni sono innumerevoli!) contenente una mini guida turistica delle vostre zone (mi raccomando, realizzata ad hoc!) con suggerimenti e consigli per, eventualmente, prolungare il soggiorno e ricca di dati e informazioni sui posti da vedere, musei e parchi di divertimento da visitare, ristoranti dove mangiare. Non devono qui mancare (se non l'avete già fatto precedentemente) le indicazioni per raggiungere la location della cerimonia (per gli ospiti senza il Pullman) e la casa degli sposi.

Utilissima e che non deve mai mancare nella Welcome Bag, la time line del matrimonio con indicati tutti gli orari dei momenti più importanti del wedding day così da non far trovare impreparati i vostri ospiti quando, ad esempio, sarà il momento del taglio della torta.

E, come ultima chicca, potreste aggiungere, piccole leccornie e specialità eno-gastronomiche del posto, così da prendere per la gola i vostri cari.

E voi, avete tanti ospiti che vivono in un'altra citta? come avete organizzato le trasferte degli ospiti?


Se hai bisogno di confrontarti con me, se vuoi saperne di più di come lavoro e di cosa posso fare per te, contattami subito!


EnJoy!


Federica


Foto: Pinterest

Tags: #location #welcomebag #ospiti #galateo #soggiorno

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