Se avete deciso di sposarvi in una location matrimonio che si trova a mille mila chilometri di distanza dal luogo in cui vivete, se i vostri ospiti non sono tutti italiani (o comunque, non vivono vicino la location del matrimonio) e dovrete quindi provvedere all'organizzazione del loro soggiorno nonché al loro trasferimento, ebbene, con questo post spero di farvi felici: vi svelerò 8 cose da fare per organizzare il matrimonio a distanza al meglio e senza incorrere in spiacevoli sorprese.
SPOSARSI IN ITALIA E VIVERE ALL'ESTERO (O COMUNQUE LONTANO DALLA LOCATION)
Cosa vuol dire organizzare il matrimonio a distanza senza una Wedding Planner o comunque qualcuno di riferimento sul posto? Beh, a mio modesto parere, sicuramente vuol dire dedicare davvero tanto, tanto ma tanto tempo a ricercare e contattare fornitori, valutare le varie proposte, organizzare le logistiche e le tempistiche affinché tutto funzioni alla perfezione il giorno del matrimonio o comunque quando previsto.
In questi ultimi anni ho organizzato il matrimonio di diverse coppie straniere, ma non solo. Un matrimonio a distanza (in Romagna e nelle Marche) lo è anche per gli italiani che vivono in un'altra regione o all'estero. E spesso, dall'esperienza che ho avuto con le mie coppie, si sottovalutano diversi aspetti che invece dovrebbero avere una maggiore attenzione.
LE 8 COSE DA FARE QUANDO SI ORGANIZZA UN MATRIMONIO A DISTANZA
Vediamo allora 8 cose da fare e da non sottovalutare per organizzare al meglio il matrimonio a distanza.
1 . PRENDERE UNA WEDDING PLANNER
Sembrerà scontato, banale questo primo consiglio da parte mia, ma credetemi è quello che alla fine risulta essere il più azzeccato: innanzitutto avrete mooolto più tempo libero per voi, per godervi i preparativi in santa pace e senza stress. Inoltre, eviterete di incappare in errori di valutazione dovuto alla vostra inesperienza e alla mancanza di conoscenza del paese in cui vi sposerete, nonché dei fornitori presenti in loco.
Vi faccio un esempio: una mia coppia inglese mi ha ingaggiato l'anno scorso DOPO aver confermato la location che amava tanto. Ebbene, la location non aveva un piano B adeguato al numero di ospiti previsti, nonostante il proprietario li avesse rassicurati che non ci sarebbe stato alcun problema. Solo dopo essere entrata in gioco io ed aver effettuato il sopralluogo con il Catering ci si è accorti dell'impossibilità degli spazi a disposizione per ospitare un evento di tale portata (oltre 200 persone). Grazie quindi a quel sopralluogo è stato possibile pianificare un back up consono che altrimenti, senza la sua presenza, avrebbe rovinato, in caso di maltempo (come infatti è stato!!) e non poco il giorno dell'evento.
2. SCEGLIERE LA LOCATION MATRIMONIO CON SENSO CRITICO
Come visto, scegliere la location matrimonio più adatta alle proprie esigenze non vuol dire solo scegliere quella che vi ha fatto battere di più il cuore grazie ai meravigliosi giardini all'italiana o quella il cui proprietario è un tipo che vi comunica affidabilità, competenza e professionalità... Quello che vedete sul web o sulla brochure della struttura non è sempre sufficiente per poter dire "sì, questa è la location giusta!". Dovete "toccare con mano" quello che state acquistando e valutare, ad esempio, se il piano B proposto è di vostro gradimento o meno. Quindi, appena possibile, recatevi di persona sul posto e, se davvero non potete, tornate al punto 1.
3. SCEGLIERE IL CATERING & BANQUETING CON MAGGIORI GARANZIE
Molto spesso sento di coppie che fanno il giro delle prove menu dei Catering basando quindi il proprio giudizio finale esclusivamente sulla qualità del cibo assaggiato. Grave, molto grave! Quando, infatti, andrete ad assaggiare i piatti della cucina, OVVIAMENTE, sarà tutto buono e perfetto (non solo perché siamo in Italia e da noi si mangia bene, ma anche perché un conto è preparare un pranzo o cena per poche persone, le coppie che vengono a fare la prova, un conto è preparare il banchetto nuziale per centinaia di persone). La prova menu, dico sempre, serve per capire se l'accostamento del porcino con il fiore di zucca è buono o se i vini proposti sono adatti al menu scelto.
A mio avviso, non è la prova menu (o perlomeno, non solo quella) che vi deve convincere.
Quando si sceglie un Catering & Banqueting per il proprio matrimonio e, in particolare, per un matrimonio a distanza, a mio avviso si devono valutare più aspetti, quali:
la gamma di materiali messi a disposizione (quali tavoli, tovaglie, stoviglie, sedie, etc - ecco perché si chiama Banqueting... non si occupa solo di cibo come un ristorante, ma ha anche i materiali adatti o si offre disponibile per un eventuale noleggio di materiale extra se quello che ha in casa non è di vostro gradimento, ma deve avere materiale suo altrimenti il costo salirà e non di poco se deve noleggiare tutto! e badate bene che, purtroppo, esistono ristoranti che si spacciano per Catering & Banqueting...)
numero di staff di sala previsto (si consiglia sempre 1 cameriere ogni 15 ospiti)
presenza del maître/responsabile di sala a cui fare riferimento sia nei giorni prima che il giorno del matrimonio
flessibilità delle proposte
presenza di offerte menu create su misura
disponibilità al sopralluogo tecnico con maître e responsabile della logistica
professionalità dimostrata durante le videochiamate e durante la prova menu
proposta economica dettagliata ed esauriente, completa di informazioni anche tecniche (es. tipo di divisa indossata dallo staff)
Quindi, scegliere il Catering & Banqueting non è cosa da poco, specie se il vostro è un matrimonio a distanza.
4. GESTIRE I TRASFERIMENTI
Quando si organizza un matrimonio a distanza quella dei trasferimenti da e per l'aeroporto o la stazione ferroviaria e quella della navetta per il matrimonio è indubbiamente uno dei servizi più apprezzati dagli ospiti.
Offrire loro il trasferimento per il matrimonio (ma anche quelli in arrivo e partenza) farà sì che la decisione di partecipare o meno all'evento sarà una decisione presa con la consapevolezza che non ci si dovrà preoccupare di studiare strade e percorsi mai visti prima e per di più in un paese straniero (o comunque, in una città mai vista prima).
Quindi, il mio consiglio è di scegliere una Compagnia di bus solida, affidabile e flessibile sia in termini di numeriche (nel senso che non si aspetta di avere il numero esatto di passeggeri già 6 mesi prima del matrimonio) che in termini operativi (cioè con personale e autisti competenti e puntuali). Il mio consiglio spassionato è quello di affidarsi a società che nel giro di 24h siano in grado di inviare un preventivo digitale completo di tutte le informazioni necessarie e di diffidare di coloro che, oltre a non avere riferimenti alcuni sul web (elemento imprescindibile oggi giorno!), comunicano un preventivo dopo 7 giorni dalla richiesta e solo telefonicamente... Per me è no!
5. ORGANIZZARE IL SOGGIORNO PER GLI OSPITI
Due sono le notti di soggiorno che, a mio avviso, vanno offerte agli ospiti. Capisco che questa opzione possa essere onerosa e vada ad incidere notevolmente sul budget del matrimonio, ma non ci si può aspettare che l'ospite si metta in viaggio il giorno stesso dell'evento! Scommetto che anche voi, in qualità di ospite, vorreste arrivare freschi, puliti e riposati all'evento, con l'abito perfettamente stirato, trucco e parrucco da Oscar... Sbaglio?
Inoltre, quando organizzate un matrimonio a distanza e dovete occuparvi del soggiorno per i vostri ospiti non dimenticate che la categoria dell'hotel dovrà essere adeguata e non un ostello (che va bene per gli adolescenti, ma per la zia e la nonna di famiglia direi proprio di no!). Quindi dovrete cercare il giusto compromesso fra il portafoglio, la categoria e, last but not least, la distanza dalla location del matrimonio: non più di mezz'ora, mi raccomando!
6. PRENOTARE UNA CENA DI BENVENUTO
Anche quando mi sono sposata io (sebbene non era un matrimonio a distanza, in quanto già vivevo a Cattolica) la sera prima del giorno del matrimonio ho organizzato una cena conviviale fra i parenti e gli amici più stretti: non c'è niente di più bello che rilassarsi con le persone più care il giorno prima del grande evento. Una pizza, un barbecue o una cena più raffinata a base di pesce: è indifferente quale sceglierete, ma sicuramente va fatta perché aiuta gli ospiti (che hanno magari affrontato un lungo viaggio per essere vicino a voi) ad ambientarsi al nuovo paese, a godervi qualche minuti in più prima che inizi il grande giorno.
7. PROPORRE ESCURSIONI, GITE E ATTIVITA' VARIE
Quando organizzate un matrimonio a distanza e i vostri ospiti non hanno mai visitato la zona/città in cui ci sarà l'evento, sono certa che apprezzeranno sicuramente molto se sarà offerta loro la possibilità di partecipare ad un escursione o una visita o una qualsiasi altra attività che possa far vivere loro esperienze culturali e/o enogastronomiche che altrimenti non avrebbero mai avuto l'occasione di fare. In questo caso, per evitare di obbligare tutti a partecipare, l'attività può essere tranquillamente facoltativa e questo vi aiuterà sicuramente nella gestione del budget.
8. OFFIRE UN BRUNCH PRIMA DELLA PARTENZA
A matrimonio finito, il giorno dopo, piuttosto che una colazione ed un pranzo si usa spesso organizzare un piccolo brunch prima della partenza: un altro modo per condividere le emozioni vissute il giorno prima e salutare gli ospiti prima del loro ritorno a casa.
In conclusione, prima di organizzare il tuo matrimonio a distanza cerca di non sottovalutare questi aspetti e se hai bisogno di confrontarti con me, se vuoi saperne di più di come lavoro e di cosa posso fare per te, cosa aspetti?
EnJoy!
Federica
La tua Planner in Romagna e Marche
