• Federica Tamborini

Wedding Planner: tutto quello che devi sapere - Parte 1

Wedding Planner: chi e'? cosa fa? serve davvero?


PARTE 1


Con il post di oggi mi tolgo un sassolino dalla scarpa che avevo già da tempo. Credo infatti sia venuto il momento di mettere i puntini sulle i e fare un po' di chiarezza sull'argomento Wedding Planner. Sia nei confronti dei fornitori che dei futuri sposi.


Leggo in giro di tutto e di più ed incontro fornitori e futuri sposi che, ahimè, ancora non hanno chiaro quale sia l'utilità del mio ruolo in un evento come il matrimonio.


Oggi, quindi, vi spiego il mio punto di vista (che poi, tanto soggettivo non è).


Premessa: non è obbligatorio ingaggiare un Wedding Planner.


Sia chiaro, ok? Non è perché questa è la mia professione e quindi tiro l'acqua al mio mulino a prescindere. No no. L'ho sempre detto. Ci sono matrimoni e matrimoni. Ogni coppia è diversa, ogni evento è diverso (se sei una collega e stai leggendo strabuzzando gli occhi, sta serena, respira e leggi con attenzione).

Non tutti sono disposti a pagare qualcuno che si occupi a a 360° e per circa un anno intero (a volte più, altre meno) del loro giorno più importante come coppia.

Non tutti hanno voglia di pagare qualcuno per avere la "pappa pronta" ed evitare beghe, imprevisti e stress. Non tutti anelano alla certezza della perfezione, ok?


Per spiegarvi il mio punto di vista, innanzitutto, partiamo dalle basi (sempre meglio avere ben chiaro di cosa si sta parlando, giusto?).


La Wedding Planner, chi è?

Prima di rispondere a questa domanda, ve ne faccio una io, semplice semplice, lo giuro.

Lo sapete, vero, che Wedding vuol dire "matrimonio" e Planner "organizzatore"? (la domanda vi potrà sembra sciocca, lo so... ma, fidatevi... è necessario chiarire bene questo concetto. Ecco, sostanzialmente, quando appellate qualcuno come "la Wedding" non ci fate una bella figura...)


Per molte di voi, scommetto, la risposta non sarà una novità, ma meglio essere chiari: il Wedding Planner è un professionista a cui viene dato l'incarico e la responsabilità di pianificare e coordinare ogni aspetto del matrimonio (sia cerimonia che ricevimento) e di assistere i futuri sposi nelle scelte più giuste e coerenti rispetto alle loro esigenze ed al budget messo a disposizione per l'evento.


Tutto chiaro?


Andiamo avanti.


La Wedding Planner, è utile?

La Wedding Planner è, indubbiamente, a mio avviso, una risorsa preziosissima per la coppia: una figura che funge da guida grazie all'esperienza, alle competenze e all'efficacia organizzativa e che solleva i futuri sposi dagli impegni più noiosi, da stress, ansia e da un importante impiego di tempo ed energie.


La Wedding Planner, da non confondere con

Essendo una figura professionale che ancora non è pienamente chiara ai più, spesso si incorre i operatori improvvisati o senza scrupoli. Molti addetti ai lavori si definiscono Wedding Planner, ma nella realtà non hanno le competenze per farlo. Fioristi, addetti commerciali Catering & Banqueting , proprietari di location... quanti ne ho sentiti definirsi Wedding Planner...


La Wedding Planner fa gli allestimenti?

E' doveroso sottolineare che diverse mie colleghe, oltre ad essere tali, si occupano anche degli allestimenti (tableau, confettate, welcome sign, etc) e/o delle grafiche. Non c'è nulla di male, l'importante però è che ne abbiano le competenze giuste e che lo sappiano fare con professionalità e serietà. Attenzione quindi alle improvvisate e alle hobbiste, come dicevo prima, cioè alla gente senza scrupoli.


Io ho fatto una scelta ben precisa, lo sapete. Sono una Wedding Planner "pura" e non mi occupo degli allestimenti. Ma questo non vuol dire che una Wedding Planner non se ne possa occupare. Ripeto, tutto sta nell'avere le competenze perché, altrimenti, si rischia di combinare pasticci e ledere il buon nome della mia professione.


La Wedding Planner, cosa fa allora?

Bella domanda. Starei qui a parlare per ore, ma vi risparmio :-)


Sappiate che il mio lavoro non si riduce solo a proporvi una selezione di fornitori da cui scegliere e poi ognuno fa il suo lavoro quel giorno e chi si è visto si è visto. Perché se fosse così anche io ne farei a meno o, meglio, pagherei giusto per le sole ricerche effettuate.


No, il mio lavoro è molto più complesso. Sono ore ed ore al telefono, al computer, in macchina. Sono in giro ore ed ore per incontri e sopralluoghi, sia con i fornitori che con gli sposi stessi. Si tratta di prendere decisioni, di scegliere soluzioni, di studiare e leggere contratti, di produrre documenti e scartoffie. Si tratta di far quadrare i conti e di tenere in piedi tutto il progetto organizzativo e stilistico.


E tutto questo, per ogni evento, per ogni matrimonio. Magari contemporaneamente perché le date si accavallano.


Però non è detto che tutte le coppie richiedano la consulenza professionale di una Wedding Planner, giusto?


Vediamo allora quando è che la Wedding Planner non serve.


La Wedding Planner non ti serve se:

  1. hai uno spirito razionale e competenze organizzative

  2. sai mediare e negoziare con i fornitori, sai gestire una trattativa e leggere e comprendere i contratti

  3. hai un'innata indole al "problem solving"

  4. sai prendere le giuste decisioni nei momenti più difficili

  5. hai la capacità di gestire forti livelli di stress

  6. hai tempo, tanto, a disposizione (che sia notte o giorno non importa) per pensare, pianificare, cercare, organizzare e coordinare la qualunque

  7. hai tempo, sempre tanto, per prendere la macchina e macinare chilometri per andare ad incontrare i tuoi fornitori o per fare sopralluoghi nelle location che più ti interessano

  8. hai ancora tempo per tornare nelle location con i fornitori che non ci hanno mai lavorato prima (penso, ad esempio, ad un Catering & Banqueting o ad un fiorista, giusto per citarne un paio) e per tornarci nuovamente per portare materiale o per definire gli ultimi dettagli

  9. conosci il territorio in cui vivi e conosci i fornitori migliori nelle tue zone

  10. sai quanto costano i servizi dei vari fornitori e hai quindi piena consapevolezza di come gestire in maniera efficiente ed efficace il tuo budget

  11. hai tutti gli ordini servizi e materiali sotto controllo e sai perfettamente quando ordinare una cosa e quando un'altra

  12. sai definire un tuo calendario personale dove appuntare tutti gli acconti ed i saldi da dover versare ai fornitori così da non incorrere in ritardi nei pagamenti

  13. sai perfettamente e velocemente strutturare una tabella di marcia (la famosa wedding time line ) per coordinare tutti i fornitori e per permettere loro di lavorare al meglio senza ritardi o fraintendimenti

Inoltre, il giorno del matrimonio, se non ti avvali di una Wedding Planner vuol dire che:

  • non avrai problemi a dover gestire autonomamente eventuali ritardi dei fornitori

  • potrai in prima persona verificare che l'allestimento materiali e floreali, in tutti in luoghi in cui essi sono stati previsti, siano stati eseguiti così come da te richiesto

  • avrai con te tutte le carte per controllare direttamente durante il banchetto che ai tuoi ospiti allergici o con intolleranze venga servito esattamente il menu per loro concordato e non un altro

  • potrai verificare la corretta collocazione dei tavoli/sedute sui rispettivi spazi interni ed esterni della Location

  • potrai assistere in prima persona gli ospiti per trovare i propri tavoli

  • potrai agilmente cambiare la wedding time line per l'uscita della torta perché Zia Gina si è assentata e non si può fare il taglio torta senza di lei.

Mi fermo qui, penso possa bastare.


Potete anche scegliere di non avere un Wedding Planner al vostro fianco, ma ricordatevi che:

  1. anche se all'inizio è bello e divertente scegliere l'abito, la location, il fotografo e via dicendo poi arriverà il momento in cui dovrete occuparti di coordinare tutti i fornitori sulle tempistiche, sulle modalità di lavoro (piano a e piano b) ed allestimento e questo avverrà a pochi giorni dal matrimonio

  2. e quando arriverà quel momento avrete accumulato diversa stanchezza e stress e vorrete solo rilassarvi e non pensare a nulla (anzi, forse vorrete proprio che tutto sia finito al più presto perché non ne potrete più) ed invece, è proprio ora che serve lucidità e freddezza.

  3. dovrete contemporaneamente gestire, oltre alla vita quotidiana (lavoro, famiglia, amici) anche tutti gli imprevisti dell'ultimo momento.

Pensate di affidare queste cose a vostra madre o alle vostre amiche? Non credete che loro debbano, piuttosto, rilassarsi e godersi questi momenti e gioire insieme a voi che siete la sposa in questo bellissimo giorno?


Loro non lo fanno per mestiere, loro non organizzano matrimoni tutto l'anno. Loro non sono Wedding Planner.

Questa sono io, Federica detta la Tambo!

Se hai bisogno di confrontarti con me, se vuoi saperne di più di come lavoro e di cosa posso fare per te, contattami subito!


EnJoy!


Federica

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